朝から仕事をしているのに、気がつけばもう夕方。
メールに返信して、お客様からの問い合わせに対応。途中まで作っていた資料を開いたものの、別の用事が入って、また中断。
「あれ？ 今日、何をしていたんだっけ？」
「一日中仕事をしていたのに、思ったほど進んでいない」
こんな経験はありませんか？
一人で仕事をしていると、営業も、広報も、経理も、お客様への対応も、すべて自分で行わなければなりません。
さらに、家事や家族のこと、自分自身の用事もあります。
やりたいことはたくさんあるのに、使える時間には限りがある。
だからこそ、時間の使い方を工夫したいですよね。
そんなとき、ぜひ知っていただきたいのが、「頭戻り（アタマ戻り）」という考え方です。
「頭戻り」とは？ 見えない時間のムダ
「頭戻り（アタマ戻り）」は、萩原雅裕さんの著書『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』で紹介されている言葉です。
簡単に説明すると、一度考えたことを忘れてしまい、再び同じことを考え直すことです。
例えば、セミナーの資料を作っているとします。
参加者のことを考えながら内容を組み立て、ようやく構成が決まりました。
ところが、急ぎの仕事が入って制作を中断。
数日後、続きを作ろうとパソコンを開いたとき、
「この次は何を説明する予定だったかな？」
「どうして、この順番にしたんだっけ？」
結局、最初から資料を読み直し、もう一度構成を考えることに。
資料そのものは残っていても、そのとき考えていたことまでは残っていません。
これが頭戻りです。
仕事には「手戻り」という言葉もあります。
こちらは、一度行った作業を何らかの理由でやり直すこと。
一方、頭戻りは頭の中で起きるため、自分でも気づきにくいのです。
同じことを何度も考えている時間。
これが積み重なると、無意識に思った以上に時間を使ってしまっているのです。
一人で仕事をする人ほど、頭戻りが起こりやすい？
個人事業主や小規模事業者は、一日の中でさまざまな役割を切り替えています。
ブログを書いていたら、お客様からLINEが届く。
返信しているうちに、請求書を作らなければいけないことを思い出す。
請求書を作り終えたら、今度はSNSの投稿。
そして、ようやくブログに戻ったころには、何を書こうとしていたのかわからなくなっている。
もちろん、すべての仕事を一つずつ終わらせられれば理想的です。
でも、現実にはそうはいきません。
お客様からの連絡を無視するわけにもいきませんし、予定外の仕事が入ることもあります。
大切なのは、仕事を中断しないことではなく、中断しても、スムーズに再開できる状態をつくることだと思います。
私が実践している、AIを使った「頭戻り」対策
そこで、私が取り入れているのがAIの活用です。
私は日頃からChatGPTを使い、仕事の相談や文章作成、資料の構成、ホームページの設定などを進めています。
そして、ある程度仕事が進んだところで、AIにこんなお願いをすることがあります。
「今日の仕事をまとめて」
実際、先日もメールの設定作業を進めた際に、
「今日の午前中で行ったことを簡潔にまとめて」
とお願いしました。
メールの設定などは、いくつもの画面を開いて確認したり、設定を変更したりと、細かな作業が続きます。
その場では覚えていても、数日後には、どこまで進めたのかわからなくなることがあります。
そこで、AIとのやり取りをもとに、作業内容を整理してもらうのです。
すると、何を確認して、どこまで進み、何が残っているのかを振り返りやすくなります。
自分で最初から書き出す必要がないので、とても助かっています。
さらに便利なのが、
「まだ終わっていないことと、次にやることもまとめて」
というお願いです。
これなら、次に仕事を再開するときも、何をする予定だったのか確認できます。
ただし、AIは何でも知っているわけではありません。
会話の中で伝えていない作業は把握できませんし、まとめた内容に間違いがないか確認することも必要です。
それでも、自分一人で仕事を進めている人にとって、AIに仕事の振り返りを手伝ってもらえるのは、大きなメリットだと感じています。
AIは、仕事の続きを始めるための相棒にもなる
AIというと、文章を書いてもらったり、画像を作ったり、調べものをしたりするためのツールだと思われがちです。
もちろん、そうした使い方も便利です。
でも、私はそれだけではないと思っています。
例えば、仕事を終えるときに、こんなお願いをしてみてはいかがでしょうか。
「今日、このチャットで進めた仕事について、完了したこと、まだ終わっていないこと、次にやることを整理して」
さらに、
「次に取りかかるとき、最初に何をすればいい？」
と聞いておくのもおすすめです。
AIと相談しながら決めたことなら、決定した理由まで一緒にまとめてもらうこともできます。
必要な内容をノートや仕事の管理表に保存しておけば、別の日や別のチャットから再開するときにも役立ちます。
また、お客様の個人情報や社外秘の情報などは、利用するAIの設定や取り扱いルールを確認したうえで、入力する内容に注意してくださいね。
AIに何もかも任せるのではなく、自分の考えを整理し、次の行動につなげるために利用する。
これも、仕事を効率よく進めるための一つの方法です。
AIを使わなくてもできる、頭戻りを減らす工夫
もちろん、頭戻りを減らす方法はAIだけではありません。
日頃の仕事の進め方を少し変えるだけでも、改善できることがあります。
1．次にすることだけは残しておく
仕事を中断するときに、「次は何をするのか」を一つだけ残しておきます。
例えば、
「ブログの後半に、お客様の事例を入れる」
「セミナー資料の7ページ目に、Canvaの操作画面を追加する」
など、具体的に書いておくと再開しやすくなります。
余裕があれば、なぜそうしようと考えたのかも残しておくと、さらに便利です。
2．似た仕事は、できるだけまとめる
ブログを書く、SNSの投稿を作る、画像を制作する。
これらを何度も行ったり来たりするよりも、同じ種類の仕事をまとめて進める方が、考え直す時間を減らせます。
例えば、SNSの投稿テーマをまとめて考える日と、画像を作成する日を分ける方法もあります。
自分で調整できる仕事から、少しずつ試してみてください。
3．一日の終わりに、途中の仕事を確認する
一日の仕事を振り返るとき、終わった仕事だけでなく、途中になっている仕事にも目を向けてください。
「何が残っている？」
「次は何から始める？」
この二つを確認するだけでも、翌日の仕事が始めやすくなります。
すべてを完璧に記録しようとする必要はありません。
続けられる方法を選ぶことが大切です。
時間を増やすより、同じことを考え直す時間を減らす
時間管理というと、早起きをする、スキマ時間を活用する、作業のスピードを上げる、といった方法が思い浮かびます。
もちろん、どれも役立つ方法です。
でも、これ以上頑張る時間を増やす前に、今ある時間の使い方を見直してみることが大切だと思うのです。
一度考えたことを、何度も考え直していないか。
前回どこまで進めたのか、思い出すことに時間を使っていないか。
そんな小さなムダに気づくだけでも、仕事の進め方は変わっていくと思います。
私自身、やりたいことはたくさんあります。
でも、私は一人です。
だからこそ、AIの力も借りながら、できるだけムダな時間を減らし、本当にやりたいことに時間を使っていきたいと思っています。
仕事を増やすための効率化ではなく、自分らしく仕事を続けるための効率化。
仕事も暮らしも大切にするために、まずは今日の仕事を振り返ることから始めてみませんか？
「一人で仕事をする人の時間の使い方」シリーズ
次回は、「やることが多すぎる！一人起業家が『やらないこと』を決める大切さ」について考えていきます。
参考文献・参考記事
萩原雅裕 著『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』（ダイヤモンド社、2026年）
ダイヤモンド・オンライン「仕事のムダに『気づいていない人』の致命的な特徴・ワースト1」
